Le CPF recense les formations dont peut bénéficier personnellement un salarié. Le salarié peut l'utiliser durant toute sa vie active (notamment en période de chômage) pour suivre une formation, celle-ci doit être qualifiante ou certifiante. Le CPF a remplacé le DIF (droit individuel à la formation) depuis 2015. Parmi les formations certifiantes et qualifiantes, on retrouve les formations qui permettent d'acquérir une qualification, d'acquérir le socle de connaissances et de compétences, de suivre une validation des acquis de l'expérience (VAE), d'effectuer un bilan de compétences ou de créer (ou reprendre) une entreprise.
Le compte personnel de formation est alimenté automatiquement au début de l'année qui suit l'année de travail. Les modalité d'alimentation du compte dépendent du statut du bénéficiaire. Les droits du CPF restent acquis en cas de changement d'employeur ou de perte d'emploi. Voici les différentes modalité d'alimentation du compte:
Si le salarié souhaite participer à une formation se déroulant durant son temps de travail, il doit en parler à son employeur et lui demander son autorisation au moins 60 jours calendaires avant le début de la formation. L'employeur dispose de 30 jours calendaires pour donner sa réponse au salarié. L'absence de réponse vaut acceptation de la demande de formation. Lorsque la formation demandée est suivie en dehors du temps de travail, le salarié n'a pas à demander l'accord de son employeur et peut mobiliser ses droits à la formation librement. Les frais de formation peuvent faire l'objet d'une prise en charge au titre du compte personnel de formation. La rémunération du salarié est maintenue lorsque les heures de formation se passent durant le temps de travail.